Koszty kwalifikowane B+R – jak je rozliczyć?

Data dodania: 27 maja 2020

Polscy przedsiębiorcy i centra badawcze coraz chętniej korzystają z ulgi B+R. Choć wielu wciąż rezygnuje, uznając, że ich działalność nie wprowadza innowacji na światową czy krajową skalę, w rzeczywistości kryteria, kwalifikujące do tego rodzaju odliczenia wcale nie są tak ostre. Wystarczy, że innowacja jest wprowadzona w obrębie działalności firmy, na przykład poprzez ulepszenie któregoś z produktów czy usług. Warto więc zastanowić się, czy przedsiębiorstwo spełnia warunki uzyskania ulgi – może ona stanowić istotne odciążenie finansowe. W ten sposób, dzięki działalności badawczo-rozwojowej, zyskujesz jeszcze większe szanse na rozwój z uwagi na większy zasób środków. 

Aby sprawdzić czy Twoja działalność kwalifikuje się do tego rodzaju odliczenia, należy odnieść się do przepisów prawnych. Szczegółowe definicje pojęć prac badawczych i rozwojowych można znaleźć w art. 4a pkt 26-28 Ustawy CIT oraz art. 5a pkt 38-40 Ustawy PIT, a także ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (art. 4 ust. 2). Uwzględniają one trzy rodzaje działalności, kwalifikujące się do ulgi B+R – badania naukowe, prace rozwojowe lub działalność badawczą rozwojową, która obejmuje oba wspomniane wcześniej obszary.

Czym są koszty kwalifikowane B+R?

Jeśli już wiesz, że Twoje przedsiębiorstwo czy start-up kwalifikuje się do uzyskania tego rodzaju ulgi, należy dowiedzieć się, jakie wydatki mogą zostać odliczone w jej ramach. Wszystkie, które obejmuje ulga B+R, określane są mianem kosztów kwalifikowanych. Muszą być one ściśle powiązane z realizacja działalności badawczo-rozwojowej. Co ważne, takie wydatki odliczane są dwukrotnie – najpierw pod postacią kosztów uzyskania przychodów, a następnie odpisu 100% kwoty od podstawy opodatkowania. Jest to więc doskonały sposób na obniżenie kosztów działalności.

Zastanawiasz się, co wchodzi w zakres kosztów kwalifikowanych? Spektrum wydatków związanych z działalnością B+R zostało szczegółowo określone w art. 26e ustawy PIT i art. 18d ustawy CIT. Wyszczególnione w nich kategorie obejmują następujące obszary: materiały, amortyzację i wynagrodzenie. W dalszej części tekstu omówimy szczegółowo, jak rozliczyć poszczególne rodzaje kosztów kwalifikowanych, a także wskażemy wydatki, nie kwalifikujące się do żadnej z wymienionych kategorii, które również można odliczyć.

Według aktualnych przepisów podatkowych, do kosztów kwalifikowanych można zaliczyć również inne aspekty prowadzenia działalności niż te związane z wynagrodzeniami, amortyzacją oraz materiałami. Są to między innymi koszty utrzymania patentu, poniesione na czynności wyszczególnione w wyżej wspomnianych ustawach PIT I CIT. Do innych należą:

  • odpłatne korzystanie z aparatury badawczej na poczet działalności badawczo-rozwojowej lub nabycie usługi jej wykorzystania, o ile taki zakup nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
  • nabycie specjalistycznego sprzętu na poczet prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej (ze szczególnym uwzględnieniem przyborów laboratoryjnych i pomiarowych)
  • usługi doradcze i równorzędne, oraz opinie i ekspertyzy, a także nabycie od podmiotu będącego jednostką naukową badań na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej.

Podstawą do możliwości odliczenia kosztów kwalifikowanych jest prowadzenie ewidencji rachunkowej, bez której nie można wypełnić załącznika B+R do PIT lub CIT.

Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z wynagrodzeniami?

W przypadku składania wniosku o ulgę B+R, szczególnie istotnym elementem jest wynagrodzenie, w wielu firmach pochłaniające największą część budżetu przeznaczonego na działalność badawczo-rozwojową. Stanowi ono koszt kwalifikowany na mocy art. 26e ust. 2 pkt 1 i 1a Ustawy PIT oraz 18d ust. 2 pkt 1 i 1a Ustawy CIT. Należy jednak pamiętać, że możliwość odliczenia nie obejmuje jego całości, a jedynie tylko część, powiązaną z wykonywaniem przez zatrudnioną osobę pracy na poczet działalności badawczo rozwojowej. Co należy rozumieć jako wynagrodzenie? Oprócz podstawy zasadniczej, do tej kategorii zaliczają się również nagrody, świadczenia pieniężne i dodatki za nadgodziny, oraz składki sfinansowane przez pracodawcę.

Kluczowym elementem, decydującym o możliwości odliczenia kosztów kwalifikowanych B+R związanych z wynagrodzeniami, jest moment, w którym zostały ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Jeśli nie zostały rozpoznane w ewidencji w roku, za który składane jest zeznanie podatkowe, nie można ich odliczyć.

Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z materiałami?

W przypadku kosztów kwalifikowanych B+R związanych z materiałami, równie istotna jest odpowiednia dokumentacja. Wydatki te powinny zostać w odpowiedni sposób wyodrębnione w ewidencji rachunkowej. Jednocześnie, podobnie jak w kwestii wynagrodzeń, i tutaj pod odliczenie podlegają wyłącznie materiały wykorzystywane na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej. 
Kategoria ta jest wyjątkowo pojemna – wszystko, co jest niezbędne do powstania innowacji czy ulepszenia usługi, produktu czy prototypu, może zostać uznane za koszt kwalifikowany. Może być to nawet energia elektryczna – jej ewidencjonowanie wymaga jednak założenie osobnych liczników dla przestrzeni poświęconych na działalność B+R.

Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z amortyzacją?

Kolejną kategorią wydatków, uznawaną za koszty kwalifikowane, jest amortyzacja. Co wchodzi w jej zakres? Zgodnie z art. 16a ust. 1 Ustawy CIT i art. 22a Ustawy PIT, są to nieruchomości i ruchomości, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Mogą należeć do nich między innymi budynki i lokale, urządzenia, maszyny, środki transportu i inne dobra, związane ściśle z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej. 

Z kolei w art. 18d Ustawy CIT oraz art. 26e Ustawy PIT zastrzeżono, że koszty kwalifikowane mogą stanowić również odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych, wyszczególnione w kosztach uzyskania przychodu w danym roku podatkowym. Uwzględnienie ich jest konieczne, aby zaistniała możliwość odliczenia. Ponadto, na mocy tej samej ustawy uznaje się, że można go dokonać tylko wtedy, jeśli te same koszty nie zostały w jakiejkolwiek formie zwrócone podatnikowi lub odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Mowa tu na przykład o dofinansowaniach. Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli podatnik otrzymał dotację na poczet sprzętu czy maszyn i tym samym stracił prawo do uznania ich za koszty kwalifikowane, odpis amortyzacyjny wyposażenia wciąż można do nich zaliczyć.

Limity kosztów kwalifikowanych podlegające odliczeniu 

Jeszcze do niedawna limity ulg na działalność badawczo rozwojową przysługujących przedsiębiorcom były znacznie niższe i zależały od wielkości firmy. Na mocy przepisów nowelizacyjnych z 2018 wprowadzono jednak nowe zasady, znacznie bardziej przyjazne osobom, prowadzącym działalność badawczo-rozwojową. Od 1 stycznia 2018 roku firmy kwalifikujące się do tego rodzaju ulgi mogą uzyskać aż 100% odliczenia. W przypadku centrów badawczych jest to natomiast nawet 150 %. Należy pamiętać, że ustawa ta zniosła korelację między wysokością ulgi a rozmiarami firmy.

Wstecz

Warto wiedzieć

ZUS, PIT, CIT. Te i wiele więcej tematów poruszamy na naszym blogu. Zajrzyj koniecznie.

Jak prawidłowo spełnić obowiązek prowadzenia księgi rachunkowej?

Określony przez polskie prawo obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy dużej grupy przedsiębiorców. Prawidłowe spełnienie tego wymogu pozwala uniknąć niepotrzebnych kar finansowych. Przepisy zobowiązują do tego m.in.: spółki cywilne, partnerskie oraz jawne, osoby fizyczne, a także przedsiębiorstwa w spadku. Pełna księgowość dla niektórych podmiotów jest obligatoryjna. Polega ona na stałym tworzeniu zestawienia wszelkiego rodzaju zapisów księgowych uporządkowanych chronologicznie.

Koszty kwalifikowane B+R – jak je rozliczyć?

Polscy przedsiębiorcy i centra badawcze coraz chętniej korzystają z ulgi B+R. Choć wielu wciąż rezygnuje, uznając, że ich działalność nie wprowadza...

Ulga B+R – czym jest i jak z niej skorzystać?

Korzystanie z ulgi B+R staje się coraz powszechniejsze. Nawet jeśli nie prowadzisz działalności laboratoryjnej, masz szansę na jej uzyskanie, u...

Dokumentacje cen transferowych - limity, progi, terminy

Dokumentacja cen transferowych to dokument mający potwierdzić rozliczenia firmy na warunkach rynkowych z podmiotami powiązanymi. Ceny...

Kasy fiskalne online zastąpią tradycyjne kasy

Ustawa o kasach fiskalnych online podpisana. Teraz przedsiębiorcy oczekują na informację, kiedy i czy w ogóle znajdują się na liście tyc...