Jakie są wymagania dotyczące kas fiskalnych dla prawników?

Zgodnie z ustawą o VAT z dnia 11 marca 2004 (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535) prawnicy, podobnie jak inni przedsiębiorcy, muszą ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, jeśli świadczą swoje usługi osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej albo rolnikom ryczałtowym. Można jednak zostać zwolnionym z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej, jeśli roczny obrót firmy nie przekracza 20 000 zł netto (bez VAT), o czym mówi Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 24 listopada 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2605).

Niestety w tym samym rozporządzeniu znajdziemy informację, że branża prawnicza (oprócz notariuszy) nie kwalifikuje się do tego zwolnienia. Oznacza to, że niezależnie od rocznego obrotu niemal każdy prawnik jest zobowiązany do korzystania z kasy fiskalnej, jeśli świadczy swoje usługi osobom prywatnym lub rolnikom ryczałtowym, a nie innym firmom.

Wspomniana już ustawa o VAT określa również, które branże i od kiedy są zobowiązane do korzystania z nowego rodzaju urządzeń rejestrujących, jakimi są kasy fiskalne online. W przypadku branży prawniczej są one obowiązkowe od początku 2021 roku (a w praktyce od 1 lipca 2021, ponieważ termin został przesunięty ze względu na pandemię koronawirusa). Co to dokładnie oznacza? Do wspomnianej daty prawnicy mogli jeszcze korzystać z kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, czyli takich, które kopie wystawianych paragonów zapisywały na dodatkowej rolce papieru albo na karcie pamięci.

Od 1 lipca 2021 r. musieli jednak zaopatrzyć się w kasy fiskalne online, które kopie paragonów wysyłają na bieżąco do Centralnego Repozytorium Kas kontrolowanego przez Krajową Administrację Skarbową. Pozwala to na zdalne sprawdzanie poprawności prowadzenia rejestracji sprzedaży bez konieczności osobistej wizyty urzędników w punkcie świadczenia usług. Kopie paragonów są także zapisywane w pamięci chronionej, która stanowi odpowiednik karty pamięci w kasach fiskalnych online.

Do końca 2022 roku, wybierając nową kasę fiskalną do kancelarii, trzeba było zwrócić uwagę, czy dany model na pewno jest urządzeniem online. Obecnie zadanie to jest dużo łatwiejsze, gdyż od początku 2023 roku w sprzedaży nie ma już kas fiskalnych z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Wszystkie dostępne na rynku urządzenia do rejestracji sprzedaży są już online.

Dowiedzieliśmy się, że kasa fiskalna w kancelarii w większości przypadków jest niezbędna, a w dodatku musi być to urządzenie online stale podłączone do internetu. Czy jednak istnieją sytuacje, gdy można z nich nie korzystać, nawet jeśli świadczy się usługi dla osób prywatnych lub rolników? Okazuje się, że tak! Wspomniane już rozporządzenie zwalniające z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej przewiduje taką sytuację, gdy usługi prawnicze są świadczone wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość albo ich rezultat jest przekazywany jedynie za pomocą tych środków. W takich przypadkach nie ma obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, jeśli prawnik otrzyma zapłatę za daną usługę za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej.

Oznacza to, że jeśli prawnik udziela porady online, np. za pomocą jednego z komunikatorów internetowych lub przygotowuje pozew o rozwód wyłącznie w wersji elektronicznej i wysyła go mailowo do klienta, nie musi wystawiać paragonu. Należy jednak zadbać, aby w tytule przelewu lub innym dokumencie potwierdzającym zapłatę znalazło się dokładne określenie usługi świadczonej przez prawnika, co pozwoli na prowadzenie transparentnej ewidencji świadczenia usług. Co więcej, jakakolwiek porada udzielona klientowi osobiście, twarzą w twarz, wiąże się z koniecznością rejestracji na kasie fiskalnej!

W przypadku kancelarii prawnej warto postawić na niewielkie, poręczne urządzenie, które nie zajmie zbyt wiele miejsca. Polecane kasy fiskalne dla prawników (https://mico.pl/sklep/branza/prawnicze) to m.in. Posnet Ergo Online czy Elzab K10 Online. To sprzęty, które nie będą rzucać się w oczy, a w dodatku można je z łatwością przenieść w inne miejsce. Niezależnie od wybranego modelu takiemu urządzeniu należy zapewnić stały dostęp do internetu za pomocą transmisji GPRS, WiFi lub kabla sieciowego, aby mogło łączyć się z Centralnym Repozytorium Kas.

Ile kosztuje takie urządzenie? Nowa kasa fiskalna online to wydatek ok. 1-3 tys. złotych. Istnieje jednak możliwość uzyskania ulgi na jej zakup. Zgodnie z ustawą o VAT od podatku należnego można odliczyć 90% sumy wydanej na zakup kasy fiskalnej. Taka kwota nie może jednak przekraczać 700 złotych. W sytuacji gdy kwota podatku należnego jest niższa od kwoty zwrotu, resztę sumy odlicza się w kolejnym okresie rozliczeniowym albo jest ona wysyłana na rachunek bankowy. Dzięki temu zaopatrzenie się w niezbędne urządzenie nie będzie wymagało ponoszenia dużych kosztów.