Które dokumenty firmowe można wyrzucić w 2021 roku?

Nowy rok jest dobrym momentem na uporządkowanie firmowych dokumentów. Wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumentację firmową przez określony czas. W zależności od rodzaju dokumentów firmowych to będą dokumenty: podatkowe, ZUS przedsiębiorcy oraz ZUS pracowników, a okres ich magazynowania będzie różny. Istotne jest, by dokładnie przeanalizować wszystkie dokumenty zanim przejdziemy do ich trwałego usunięcia. Zatem które dokumenty firmowe można wyrzucić w 2021 roku, a które należy dalej przechowywać? 

Dokumenty podatkowe zgodnie z przepisami o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Praktycznie rzecz biorąc termin ten zostaje wydłużony o rok, czyli do lat 6. W niektórych przypadkach, np. w toku postępowania administracyjnego powyższy termin może zostać zawieszony bądź przerwany, np. w wyniku upadłości, co skutkuje liczeniem 5 lat od daty wznowienia lub przerwania. Podsumowując, jeśli nie zaistniały okoliczności mogące mieć wpływ na wydłużenie okresu przechowywania dokumentów, to w 2021 roku możemy usunąć dokumenty obowiązujące do 2014 roku włącznie. 

Dokumentację ZUSowską przedsiębiorcy należy magazynować przez okres 5 lat od daty przekazania ich do ZUS. Dokumenty zgłoszeniowe przekazywane do ZUS w formie elektronicznej należy zawsze przechowywać w wersji papierowej przez okres co najmniej 5 lat. Analizując dokumenty musimy wziąć pod uwagę, że dokumentacja dla urzędu skarbowego za 2015 r., której termin płatności minął 30 kwietnia 2016 r., należy przechować do końca 2021 roku kalendarzowego. Termin przechowywania dokumentów przez okres 5 lat został wprowadzony od 1 stycznia 2012 roku, co oznacza, że dokumentacja dostarczona do ZUS przed tym terminem powinna być przechowywana przez 10 lat. 

Dokumentację ZUS pracowników należy przechowywać przez okres 50 lat od daty zakończenia pracy przez pracownika w firmie, zatrudnionego przed 1 stycznia 1999 roku. Pracodawca, który zatrudniał pracowników w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku może ubiegać się o skrócenie czasu przechowywania dokumentów pracowniczych do 10 lat. Warunkiem będzie złożenie oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (formularz ZUS OSW) oraz składać raporty informacyjne na drukach ZUS RIA. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą powinno się przechowywać już tylko 10 lat. Czas ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym umowa z pracownikiem została rozwiązana bądź wygasła. 

W momencie wyrzucania jakichkolwiek dokumentów musimy sprawdzić czy nie nastąpiły okoliczności, które wydłużałyby okres przechowywania dokumentacji firmowej. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie stosuje się do konieczności przechowywania dokumentów firmowych przez określony czas może zostać ukarany karą grzywny nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Przeczytamy o tym w art. 83 kodeksu karnego skarbowego - „Kto bowiem osobie uprawnionej do kontroli nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny”.