Zamknięcie roku podatkowego a Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

Prowadzenie działalności gospodarczej rozliczającej się na zasadach ogólnych zobowiązuje przedsiębiorcę końcem roku do zamknięcia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) przeznaczona jest do bieżącej ewidencji księgowej, służącej do księgowania przychodów i wydatków przedsiębiorstwa.

KPiR jest to najprostsza forma rozliczania się z urzędem skarbowym, która dedykowana jest dla: osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów końcem roku są zobowiązani do:

• sporządzenia i wycenienia remanentu (spis z natury/inwentaryzacja) końcowego na dzień 31 grudnia,
• dokonania podsumowania zapisów w księdze,
• ustalenia dochodu do opodatkowania lub stratę.

Do dnia 31 grudnia podatnik sporządza spis z natury i wpisuje go do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W prawidłowo sporządzanym remanencie należy uwzględnić:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• braki i odpady,
• niewyprzedane wartości dewizowe w kantorach.

Istotne jest to, że spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia jest automatycznie spisem na dzień 1 stycznia następnego roku. Jednakże spis sporządzony końcem roku jest zamknięciem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w danym roku podatkowym, zaś remanent z 1 stycznia jest oddzielnym dokumentem otwierającym KPiR w nowym roku podatkowym. Spis z natury trzeba sporządzić przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku. Zgodnie z przepisami nie możemy przystąpić do sprzedaży w nowym roku, jeśli nie zrobiliśmy bilansu stanu towarów na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.

Czynni płatnicy VAT towary, które zakupili na fakturę VAT, od których przysługuje odliczenie podatku VAT wyceniają je według stawki netto. W pozostałych kwestiach towary wyceniane są według stawki brutto. Wartość uzyskana podczas sporządzania inwentaryzacji ma wpływ na wyliczenie wartości dochodów za dany rok podatkowy.  Sporządzonego spisu z natury nie musimy dostarczać do Urzędu Skarbowego. Jednie dołączamy go do pozostałych dokumentów księgowych i przechowujemy przez okres 5 lat.

Wycenę remanentu sporządza się w celu wykazania go w księdze przychodów i rozchodów według stałych zasad:

• materiały i towary handlowe wyceniane są według cen zakupu lub nabycia, zaś w wyjątkowych przypadkach (na przykład jeśli uległy uszkodzeniu) - według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe niż ceny zakupu lub nabycia,
• półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wyceniane są według kosztów ich wytworzenia,
• odpady użytkowe, jeżeli utraciły swoją pierwotną wartość w toku produkcji, wyceniane są według wartości oszacowanej; bierze się także pod uwagę ich przydatność do dalszego użytkowania.

Wycenę remanentu przeprowadzamy w ciągu 14 dni od daty jego sporządzenia. Jeśli spis z natury przeprowadzono 31 grudnia to jego wycena powinna być zakończona najpóźniej do 14 stycznia kolejnego roku. Urząd Skarbowy może przeprowadzić inspekcję remanentową bez wcześniejszego zapowiedzenia. W związku z tym w styczniu firma handlowa, usługowa czy produkcyjna może spodziewać się wizyty pracownika Urzędu Skarbowego.

W momencie zakończenia wszystkich wpisów księgowych mamy obowiązek zamknąć także KPiR. Zamknięcie zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów polega na podsumowaniu zapisów w księdze uwzględniając remanent początkowy i końcowy danego roku. Wówczas, na tej podstawie obliczamy dochód. Podsumowanie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów powinno być odrębną stroną księgi podatkowej.

Po zamknięciu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów podatnik musi oszacować dochód za dany rok podatkowy lub poniesioną stratę. Ustalenie dochodu bądź straty dokonywane jest na podstawie wartości wynikających z KPiR. Sposób jego ustalenia został opisany w pkt 21 objaśnień do PKPiR. W tym celu należy na oddzielnej stronie księgi:

1. Ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9)
2. Ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący:

• do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,
• kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10);

3. Wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym (jeżeli jest wartością dodatnią) lub kwotę poniesionej straty w roku podatkowym (jeżeli jest wartością ujemną).

Ustaloną w powyższy sposób kwotę przychodów, kosztów ich uzyskania oraz dochodu (straty) wykazuje się w rocznym zeznaniu podatkowym.