Wydatki firmowe i prywatne na fakturze – jak księgować?

Data dodania: 14 kwietnia 2021

Dokonując zakupów przedsiębiorcy często zastanawiają się, które z wydatków można zaliczyć do firmowych, a które do prywatnych. Biorąc fakturę na firmę, może okazać się, że nie wszystkie pozycje z faktury zakwalifikują się do wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jak zatem księgować wydatki firmowe i prywatne wykazane na jednej fakturze? 

Kiedy wydatek możemy zaliczyć do kosztów firmowych? 

Jeśli chcemy zaliczyć poniesiony koszt do wydatków firmowych musi mieć on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W sytuacji, gdy nie wykażemy tego związku, poniesiony koszt nie może zostać zaliczony na poczet wydatków firmowych. To, że dany wydatek został umieszczony na firmowej fakturze, nie znaczy, że będzie wliczony w koszty firmowe. Dlatego też, za każdym razem wszystkie pozycje na fakturze zostają sprawdzane pod kątem spełnianych warunków z ustawy o PIT. W związku z tym, jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości w stosunku do ujęcia danych wydatków do kosztów firmowych, może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji. 

Co z wydatkami prywatnymi na fakturze? 

W momencie, gdy na fakturze pojawiają się wydatki nie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą nie należy wpisywać ich do księgi podatkowej. Pozycje, które zostały zakwalifikowane do wydatków osobistych właściciela powinny zostać pominięte. Dodatkowo, na odwrocie faktury warto zapisać notkę o przyczynach tego pominięcia.

Dokonanie zapłaty z konta firmowego za fakturę, gdzie znajdują się również prywatne wydatki nie stanowi większego znaczenia.

Wydatki, które można zaliczyć zarówno do kosztów firmowych, jak i prywatnych

Istnieją sytuacje, które umożliwiają zaliczenie wydatków zarówno do kosztów firmowych, jak i prywatnych. W takim przypadku przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia części kosztów przypadających na prowadzenie działalności do kosztów uzyskania przychodu. Przykładowo, możemy tu zaliczyć utrzymanie mieszkania, gdzie na cele firmowe wykorzystywana jest jedynie określona część. Kolejnym przykładem będą też koszty związane z samochodem prywatnym, gdzie obecnie można rozliczyć jedynie 20 % wartości wydatków poniesionych na jego użytkowanie i ubezpieczenie. Ponadto, przedsiębiorcy uznają niektóre wydatki za pośrednio lub bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, takie jak ubezpieczenie właściciela firmy, zakup soczewek bądź okularów korekcyjnych czy też elegancki ubiór. Jednak organy podatkowe nadają temu charakter prywatny i takich kosztów nie można wliczać w firmowe. 

Wydatki związane z COVID-19

Obecnie duży wpływ na działanie gospodarki ma COVID-19. Przedsiębiorcy zastanawiają się czy koszty poniesione w związku z zakupem środków ochronny między innymi maseczek czy środków do dezynfekcji można zaliczyć do kosztów firmowych. Objaśnienia podatkowe dotyczące przeciwdziałaniu zagrożeniu epidemicznemu mówią, że podatnik może zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania.

Reasumując, zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu można jedynie w przypadku, gdy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Koszty prywatne umieszczone na fakturze zostają pominięte i nie ma możliwości wliczenia ich w koszty firmowe. Należy także pamiętać, że od ustawy o PIT zależy to, czy koszty zostaną zakwalifikowane w przychód firmowy czy też nie. Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania zależności pomiędzy zakupem, a jego związkiem z prowadzoną działalnością gospodarczą
 

 

Wstecz

Dołącz do grona najlepszych

Jeśli jesteś właścicielem biura rachunkowego, mamy rozwiązanie idealne dla Ciebie. Wybierz jeden z pakietów i ciesz się jego korzyściami.

Podstawowy
99 zł

Dane kontaktowe

Informacje o firmie

Oferowane usługi

Lokalizacja biura

wybieram
Najczęściej wybierany
Premium
399 zł

Dane kontaktowe

Informacje o firmie

Oferowane usługi

Lokalizacja biura

Galeria biura, certyfikaty, zdjęcia

Opinie użytkowników

wybieram
Prestiż
999 zł

Dane kontaktowe

Informacje o firmie

Oferowane usługi

Lokalizacja biura

Galeria biura, certyfikaty, zdjęcia

Opinie użytkowników

Prezentacja we wszystkich miejscowościach w województwie

Certyfikat "Zaufany księgowy"

Wsparcie dedykowanego opiekuna

wybieram

Ostatnio do społeczności biur rachunkowych dołączyli