Wydatki firmowe i prywatne na fakturze – jak księgować?

Dokonując zakupów przedsiębiorcy często zastanawiają się, które z wydatków można zaliczyć do firmowych, a które do prywatnych. Biorąc fakturę na firmę, może okazać się, że nie wszystkie pozycje z faktury zakwalifikują się do wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jak zatem księgować wydatki firmowe i prywatne wykazane na jednej fakturze? 

Jeśli chcemy zaliczyć poniesiony koszt do wydatków firmowych musi mieć on związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W sytuacji, gdy nie wykażemy tego związku, poniesiony koszt nie może zostać zaliczony na poczet wydatków firmowych. To, że dany wydatek został umieszczony na firmowej fakturze, nie znaczy, że będzie wliczony w koszty firmowe. Dlatego też, za każdym razem wszystkie pozycje na fakturze zostają sprawdzane pod kątem spełnianych warunków z ustawy o PIT. W związku z tym, jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości w stosunku do ujęcia danych wydatków do kosztów firmowych, może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji. 

W momencie, gdy na fakturze pojawiają się wydatki nie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą nie należy wpisywać ich do księgi podatkowej. Pozycje, które zostały zakwalifikowane do wydatków osobistych właściciela powinny zostać pominięte. Dodatkowo, na odwrocie faktury warto zapisać notkę o przyczynach tego pominięcia.

Istnieją sytuacje, które umożliwiają zaliczenie wydatków zarówno do kosztów firmowych, jak i prywatnych. W takim przypadku przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia części kosztów przypadających na prowadzenie działalności do kosztów uzyskania przychodu. Przykładowo, możemy tu zaliczyć utrzymanie mieszkania, gdzie na cele firmowe wykorzystywana jest jedynie określona część. Kolejnym przykładem będą też koszty związane z samochodem prywatnym, gdzie obecnie można rozliczyć jedynie 20 % wartości wydatków poniesionych na jego użytkowanie i ubezpieczenie. Ponadto, przedsiębiorcy uznają niektóre wydatki za pośrednio lub bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, takie jak ubezpieczenie właściciela firmy, zakup soczewek bądź okularów korekcyjnych czy też elegancki ubiór. Jednak organy podatkowe nadają temu charakter prywatny i takich kosztów nie można wliczać w firmowe. 

Obecnie duży wpływ na działanie gospodarki ma COVID-19. Przedsiębiorcy zastanawiają się czy koszty poniesione w związku z zakupem środków ochronny między innymi maseczek czy środków do dezynfekcji można zaliczyć do kosztów firmowych. Objaśnienia podatkowe dotyczące przeciwdziałaniu zagrożeniu epidemicznemu mówią, że podatnik może zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania.

Koszty prywatne umieszczone na fakturze zostają pominięte i nie ma możliwości wliczenia ich w koszty firmowe. Należy także pamiętać, że od ustawy o PIT zależy to, czy koszty zostaną zakwalifikowane w przychód firmowy czy też nie. Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania zależności pomiędzy zakupem, a jego związkiem z prowadzoną działalnością gospodarczą